Eelmine reede tuletas mulle taas vana tõde: kui plaani ei tee, läheb kõik metsa – aga kui plaani teed, läheb ainult plaan metsa. Õnneks seekord saime läbi ilma suuremate kahjudeta. Nimelt seisime silmitsi ühe klassikalise IT-projekti – serverite füüsilise kolimisega. Mis võiks minna valesti, eks? (Spoiler: kõik, kui plaani pole.)
Neli osapoolt, üks siht ehk projektis osalesid:
- kolimisfirma, kes füüsiliselt kolis seadmeid ja servereid,
- internetiteenuse pakkuja, kes tõstis ühenduse vanalt aadressilt uuele,
- serveriruumi haldaja, kes andis meie seadmetele ja serveritele uue kodu,
- ning meie enda tubli tiim, kes kõige eest lõppkokkuvõttes vastutas.
Kooskõlastamisi, ajagraafikute arutelusid ja sõltuvusi oli nagu tordil kihte. Kui üks lüli oleks alt vedanud, oleks kogu ahel lagunenud. Õnneks olid meil eelnevalt korralikult kaardistatud tegevused, määratud vastutajad ning paigas ajakava. Riskid, nagu näiteks viivitus ühenduse taastamisel või kolimisfirma eksimine aadressiga (päriselt – seda on neil juhtunud!), olid varakult läbi mõeldud ja maandatud.
Mida õppisime?
Harjutamine teeb meistriks. See polnud meie esimene projekt, aga kindlasti üks paremini planeeritutest. Projektiplaan aitas meil tuvastada kitsaskohad juba enne, kui need jõudsid probleemiks kujuneda. Ja kui midagi hakkas viltu vedama, oli kohe näha, mis sõltuvused sellega seotud on ja kellele helistada.
Samuti kinnitas see kogemus, kui oluline on riskihaldus. IT Kolledži E-ITSPEA kursuse materjalid räägivad sellest põhjalikult: riskide tuvastamine, hindamine, maandamine ja jälgimine on iga projekti südames. Meie puhul tähendas see näiteks seda, et meil oli varuplaan juhuks, kui internetiühendus ei taastuks õigeks ajaks – õnneks jäi see osa plaanist kasutamata, aga hea oli, et see olemas oli.
Mida järgmisel korral paremini teha?
Kui projektiplaanil on miljon alajaotust ja Exceli tabel ulatub horisontaalselt neljanda ekraanini, siis võib juhtuda, et unustad lõuna planeerida. Jep, just nii läkski. Terve päeva sagisime ringi, ajasime kaableid taga ja lahendasime jooksvaid muresid – ja mingil hetkel avastasime, et kõik on näljased ja kerged zombid.
Tulevikus lisame kindlasti plaani ka lõunapausi – sest nagu öeldakse, “näljane admin on vihane admin.”
Kokkuvõtteks – IT-projektide puhul pole plaan lihtsalt “nice to have”, vaid ellujäämise küsimus. Iga tund planeerimist säästab vähemalt kaks tundi kriisihaldust. Ja kui lisad sinna ka lõuna, on kõik veelgi paremini.